Con l’introduzione del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 e delle "Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici" cambia l’approccio sul tema della conservazione, con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata.
In particolare, all’art. 3 del DPCM del 13 novembre del 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” definisce giuridicamente la formazione del documento informatico e la necessità della sua conservazione. La PEC rientra in tale definizione.
L’affermazione quindi, che, qualsiasi documento purché correttamente prodotto vada conservato, implica, ad oggi, che la Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, vada conservata per un tempo prestabilito dalla legge. Difatti, secondo l’art. 2220 del codice civile i documenti e le scritture contabili devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e, con particolare riferimento all’art. 2214 dello stesso codice, si impone di "conservare ordinatamente per ciascun affare" la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili.
Infine, si deve tenere in considerazione che l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche.